Hoje abordaremos a importância dos processos no ciclo de desenvolvimento de uma empresa e quais são os tipos de processos existentes. Antes de falarmos sobre os processos de fato, é interessante refletirmos um pouco mais sobre como eles são fundamentais para uma empresa.
Afinal de contas são os processos que diferenciam uma empresa da outra…
Todos sabemos que a concorrência no mercado é grande, inclusive sabemos da dificuldade que é se diferenciar da concorrência em alguns nichos. Muitos empresários acabam se vendo obrigados a entrar em uma guerra de preços e facilidade nas condições de pagamentos, por realmente não conseguirem encontrar formas de chamar atenção dos clientes, mas vamos pensar em um exemplo bem comum que acontece de forma bem corriqueira em diversos locais onde a importância dos processos nem sempre é notada.
É muito comum encontrar esse tipo de situação, pelo menos em vários bairros e cidades brasileiras, vamos tomar como exemplo São Paulo e região. É comum em uma mesma rua ter duas padarias, os produtos ou serviços oferecidos geralmente não variam muito de uma para outra, porém sempre tem uma que dá a impressão de ser mais frequentada que a outra, inclusive é bem provável que ela tenha preços até maiores que a concorrente menos frequentada. Por que isso acontece? respondendo de forma bem fácil, podemos apontar os ‘’processos’’ como parte da resposta, é uma palavra simples, que será possível entender mais abertamente onde ela se encaixa no decorrer deste artigo.
A pergunta que não deixa de pipocar em nossas mentes ainda é ”Qual é a Importância Dos Processos?”.
Como resposta podemos enfatizar que os processos de uma empresa são suas principais armas em processos comerciais tais como vendas, produtivos e administrativos.
Você que é empresário, com toda certeza também é consumidor de produtos e serviços, tanto como pessoa física, como pessoa jurídica. Então o que te faz consumir de um determinado estabelecimento e não de outro? Talvez você não faça isso conscientemente, mas com toda certeza você está constantemente avaliando os processos dos seus fornecedores. Talvez se sinta melhor atendido em determinado estabelecimento, talvez prefira o modo como está o layout, a própria qualidade do produto/serviço, ou qualquer outro motivo, mas saiba que tudo isso é questão de processo, de padrões bem estabelecidos e estruturados, onde o seu valor é percebido.
Entendendo os níveis dos processos de sua empresa
Assim como você avalia as empresas de quem compra, você também pode ser avaliado por seus colegas de trabalho, colaboradores, prospects, seus clientes, fornecedores e quaisquer outros tipos de parceiros comerciais. A sua empresa, os seus padrões e processos, são avaliados sempre, mesmo que inconscientemente.
Pensando nisso, você precisa fazer uma varredura total dos processos de sua empresa, identificando em qual nível de maturidade eles estão, como podem ser melhorados, aplicados e por fim terem um desempenho satisfatório dentro do que se é esperado.
Em virtude disso é necessário manter a pergunta ”Qual é a Importância Dos Processos?” em nossa mente, sempre sendo justificada pela resposta que vem de encontro com o proposito de seu setor ou empresa. Precisamos ter ciência que esses processos devem ser executados com foco na melhoria contínua, pois eles também fazem parte do valor percebido pela cadeia de envolvidos direta e indiretamente.
Se tratando de processos existem níveis que devem ser entendidos e estruturados, para que assim seja possível melhor adaptá-los ao dia a dia de forma ágil e eficaz. Vamos discorrer sobre eles abaixo.
Nível inicial
O nível mais baixo é o nível inicial. Um processo no nível inicial não está integrado à rotina da empresa, ou seja, hora ele acontece, hora não acontece, portanto não há sinergia com outros processos da empresa e é muito difícil replicar os resultados de um processo nesse nível.
Nível gerenciado
Em seguida vem o nível gerenciado. Nesse nível o processo já integra a rotina da empresa, ele sempre acontece, portanto existe sinergia com outros processos.
Ele só se torna um problema por que não é seguido um padrão, cada hora é feito de uma forma, isso acaba dificultando a previsão e obtenção de resultados constantes.
Nível padronizado
O processo no nível padronizado representa um bom salto de melhoria, em relação aos demais, pois o processo é realizado sempre da mesma maneira, os resultados ficam mais constantes, o tempo para aprender a execução do processo diminui, a empresa começa a ficar menos dependente de pessoas.
Nível previsível
O próximo passo é tornar o processo previsível, quando além de padronizado. Esse processo também conta com controles estatísticos que garantem seus resultados, dentro da tolerância estipulada para o mesmo.
Ele também aumenta a confiabilidade do seu processo, sendo possível reduzir a quantidade de verificações e de retrabalho. Caso ele esteja bem estruturado, por exemplo, será possível obter conteúdo e controles estatísticos.
Nível otimizado
O nível otimizado é o que você deve almejar para os processos da sua empresa sempre. Mas ainda não para por aí! A busca por melhoria contínua não termina e não depende apenas de fatores externos para acontecer. A melhoria de processos deve ser pró ativa, sem esperar que problemas surjam.
Portanto podemos afirmar que identificar em qual nível de processo a sua empresa está ou que você se encontra inserido é o ponto primordial. Para assim seja possível entender melhor quais são suas dificuldades e habilidades. Dessa forma, é possível ampliar a sua visão de negocio com relação aos procedimentos de seu setor ou empresa.
Fazer essa analise e colocar em prática pode ser um fator que contribuirá com o seu sucesso e em função disso, o valor percebido interno e externo será bem maior que o inserido em seus relatórios financeiros! comercialmente será possível você ser notado pelo seu cliente, concorrente e/ou colaborador, podendo assim se tornar referência no que faz e como faz.
Ressaltamos também que processos estruturados necessitam de ferramentas que te auxiliem de forma ágil e eficaz. Dentre tais ferramentas os ERPs são em sua suma maioria uma das opções mais procuradas dado ao fato de serem práticos e por trazerem os retornos esperados.
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Agora é preciso analisar seu negócio tendo em mente esses conceitos, identificando cada tipo de processo e seu respectivo nível. No próximo artigo falaremos sobre uma ferramenta que irá te ajudar a mapear os processos de sua empresa.