Todo bom empresário sabe a importância de controlar as finanças de sua empresa. Os cálculos precisam bater, ou seja, a conta precisa fechar e, para que ações estratégicas sejam tomadas, tudo deve ser avaliado com cuidado e critério. Os estoques de uma empresa possuem o mesmo nível de importância, porém é comum empresários não se atentarem para isso.

 

Estoque é dinheiro

Os estoques de uma empresa devem ser enxergados como dinheiro, e não apenas como peças, insumos ou caixas. A relação entre estoque e dinheiro é simples. Estoque é um formato de dinheiro que não pode ser utilizado para você pagar suas contas e, se não for gerenciado com cuidado, terá implicações negativas em outras áreas.

Se sua empresa está com estoques em excesso ela tem dinheiro parado e é bem provável que esse dinheiro venha a fazer falta na hora de pagar contas. O dinheiro parado na forma de estoque tem impacto direto no capital de giro da empresa, além de que poderia estar sendo investido de formas melhores.

Por outro lado, caso sua empresa tenha um volume extremamente baixo de estoques (dependendo do seu modelo de negócio) é possível que você esteja perdendo vendas, pois sem o estoque você pode ter dificuldades em atender as necessidades de seus clientes.

Sendo assim, a empresa acaba perdendo faturamento e pode até mesmo perder a chance de fidelizar um bom cliente.

 

Controle de estoque

Quando o assunto é estoques, além dos pontos destacados anteriormente, muitas empresas têm outro problema em comum: a ausência ou baixa qualidade de controle dos estoques.

Se te perguntassem, por exemplo: “Qual a quantidade de cada material que você tem em seu estoque?”, você saberia responder com segurança e precisão? Sua empresa tem um controle que, de fato, esteja alinhado com a quantidade física de seus estoques?

Da mesma forma que os cálculos financeiros precisam bater, seus materiais em estoque também precisam.

O dinheiro entra e sai conforme as contas que você recebe e paga. Já os materiais em estoque entram e saem conforme as compras de matérias primas, o uso delas durante a produção e as vendas dos produtos acabados.

Nesse momento é preciso ter muito cuidado, pois são feitas diversas movimentações e os diferentes processos podem envolver muitas pessoas, o que abre espaço para erro.

 

Boas práticas em relação ao estoque

Para que as ocorrências dos erros mencionados anteriormente sejam minimizadas é preciso estabelecer algumas boas práticas, vindas de cima para baixo na hierarquia da organização.

A liderança de uma organização deve ter consciência em relação à importância dos estoques para empresa. Dessa forma ela poderá estabelecer uma cultura na empresa através de exemplos que dará a seus colaboradores.

Além de dar bons exemplos, a liderança deve estabelecer controles e procedimentos que garantam o bom gerenciamento dos estoques, abrangendo desde o manuseio físico deles até seus devidos apontamentos no sistema. 

Tais controles garantirão a acuracidade do estoque e um bom planejamento dele, a fim de encontrar o nível ideal de estocagem para cada tipo de produto, evitando assim problemas de excesso e/ou falta. Vale lembrar que esse planejamento deve considerar as características do negócio na forma como se dão as negociações com os clientes e fornecedores.

Funcionários diretamente envolvidos com os estoques precisam de treinamentos e supervisão. Por quê? Isso é importante, pois erros cometidos por falta de atenção impactam diretamente o dia a dia de uma empresa.

Todos os envolvidos com os estoques, direta ou indiretamente, devem entender a importância de uma boa política de estoques.

 

Com relação ao controle de acuracidade, o tema será tratado com mais detalhes em um artigo futuro. Porém, já destacando alguns princípios básicos para sua reflexão, tenha em mente que você deve estabelecer uma periodicidade para verificação dos controles.

Caso encontre alguma divergência entre o controle no sistema e o físico, lembre-se:

Faça a correção no sistema, mas também investigue o que aconteceu até encontrar na causa raiz do problema. Assim, pense em como eliminar ou reduzir ao máximo a chance de essa divergência voltar a se repetir.