Contagem cíclica de estoques

O objetivo deste artigo é falar sobre a execução do processo de contagem cíclica, portanto é extremamente recomendável que você tenha lido nossos dois artigos anteriores sobre a importância dos estoques e como garantir a acuracidade dos estoques.

Uma vez que foi realizada a classificação ABC e foi montado o plano de contagem, chegou o momento de executar a contagem cíclica conforme a periodicidade estabelecida no plano.

 

Fichas de contagem cíclica

Para facilitar o processo, recomendamos o uso de fichas de contagem, contemplando:

• a posição atual do estoque na empresa;
• um espaço para apontar o que foi contado fisicamente;
• quem são os responsáveis pela contagem;
• quais problemas foram encontrados;
• quais correções foram efetuadas;
• etc.

Outro ponto muito importante é criar um nome de formulário para ser utilizado na ficha de contagem. Isso fica a critério da empresa, mas como recomendação poderíamos utilizar a seguinte nomenclatura:

CC + Ano + Sequencial = CC.2020.00001, CC.2020.00002, CC.2020.0000x…

Dessa forma é fácil de rastrear a contagem específica. Imagine a seguinte situação:

Um produto classe A deve ser contado a cada 2 meses. Supondo que haja alguma divergência em determinada contagem, é possível rastrear a última vez que o produto foi contado e toda tratativa adotada nessa ocasião, reduzindo assim o período de investigação caso seja necessário fazer algum acerto.

 

Preenchendo a ficha de contagem cíclica

Abaixo está uma sugestão de ficha de contagem:

Idealmente,  devem haver pelo menos duas contagens realizadas por pessoas diferentes. Porém, ao tratar-se de contagem cíclica, as empresas têm uma certa liberdade com relação ao procedimento. Por exemplo: pode-se estabelecer apenas um responsável para efetuar a contagem e, caso haja divergência com o sistema, estabelecer um segundo responsável para confirmar a quantidade a ser considerada.

Com isso em mente e seguindo a sugestão de ficha de contagem, deve ser feita uma ficha para cada produto a ser contado, constando em suas linhas todos os endereços e lotes que tiverem saldo no sistema.

Essa ficha pode ser feita a critério da empresa, porém o mais comum é utilizar algum software de planilha de sua preferência. Dessa forma, sua impressão e preenchimento serão muito mais fáceis, pois a grande maioria dos sistemas de gestão contam com o recurso de exportar dados para planilhas.

 

Exemplo do sistema valleweb

Utilizando o sistema valleweb é possível, por exemplo, usar a transação de Detalhes do Estoque para selecionar um produto específico e ter a posição atual de todos os seus lotes e seus respectivos endereços além de, com essas informações, ser possível preencher a ficha de contagem.

Outra opção no sistema valleweb é usar a transação de Estoques Geral, em que o sistema lista um ou mais produtos selecionados com saldo em estoque em uma única tela, em seguida exportar o resultado para planilha e trabalhar os dados para preenchimento automático das fichas de contagem.

Tratando divergências entre sistema e físico

Quando forem encontradas divergências entre quantidades no sistema e na contagem física, será necessário realizar acertos do sistema em que o estoque está sendo controlado, mas isso não deve ser feito deliberadamente sem análise.

É preciso investigar cada caso para chegar no fator causador da divergência, a fim de trabalhar em cima desse fator causador para que ele não venha se repetir ou que pelo menos a chance disso ocorrer novamente seja minimizada.

Comece a análise recuperando a última contagem realizada para o produto em questão e investigue as movimentações que ocorreram a partir dessa última contagem.

Geralmente essas divergências acontecem por falha nos apontamentos realizados em comparação ao que foi executado fisicamente, como por exemplo: recebimento de materiais comprados com divergência entre físico e nota fiscal, apontamento divergente de consumo em ordens de produção, apontamento divergente de reporte de produção, requisição de material lançado erroneamente, falta de lançamentos em geral no sistema, perdas não computadas, etc.

 

Kardex do produto no valleweb

No sistema valleweb é possível consultar o kardex do produto, facilitando muito a investigação das possíveis divergências.

O kardex do produto nada mais é do que o histórico de cada movimentação realizada no estoque do produto, sejam entradas, saídas ou transferências entre locais.

No exemplo abaixo temos as movimentações que aconteceram entre 28/10/2020 e 30/11/2020.

O objetivo aqui não é explicar como o sistema em si funciona, porém é possível identificar que houveram entradas e saídas de lotes, tendo cada movimentação algum registro que aponte origem, destino e documento de referência, como por exemplo:

• Dia 28/10 uma saída de 17500 do lote 4J0274B02F do endereço ALMOXA, sendo destinada para a ordem de produção 0001433-001;
• Dia 30/11 uma entrada de 11532,47 do lote 4K0497B03F, tendo origem no documento 000251/001, nesse caso uma nota fiscal, sendo destinada para o endereço ALMOXA.

 

Finalizando o procedimento de contagem cíclica

Ao finalizar todo processo de contagem e investigação, é preciso fazer o acerto do sistema referenciando a ficha de contagem utilizada (exemplo CC.2020.0000x). Assim ficará claro o motivo do acerto para qualquer um que consulte o sistema no futuro.

As fichas de contagem utilizadas viram documentos que podem ser consultados no futuro, portanto devem ser armazenadas em local adequado por no mínimo 1 ano.

Como falado anteriormente, é muito importante trabalhar em cima das causas que possam ter gerado as divergências, através de melhorias nos processos da empresa, treinamentos e conscientização dos funcionários responsáveis pelas movimentações.