Seguindo a linha de raciocínio dos artigos anteriores sobre estoques (nos quais discutimos sua importância, acuracidade e contagem cíclica), não basta apenas saber qual a quantidade exata de cada produto existente em estoque. É preciso haver um bom planejamento para que não haja falta ou excesso de nenhum deles. Por esse motivo, neste artigo falaremos sobre planejamento e controle de produção.

 

Sobre o mal planejamento de estoques e falência…

Estoques estão diretamente relacionados ao capital de giro de uma empresa, assunto que será abordado em artigos futuros.

Caso você não tenha familiaridade com o conceito, não se preocupe. Resumidamente, capital de giro é o capital necessário para pagar as contas de sua empresa durante o período em que você não recebe o dinheiro de suas vendas.

Imagine, por exemplo, a seguinte situação: Você compra um material à vista, faz seu processamento e o vende para receber em 30 dias. Nesse caso, você precisa ter capital de giro que cubra os próximos 30 dias da sua operação. Esse valor envolve os gastos de toda operação, mas o que mais costuma pesar no fluxo de caixa é o valor referente à quantidade de material que é comprado.

A maior causa de falência das empresas é a falta de capital de giro.

Estoque é um dinheiro que não pode ser usado para pagar as contas até que seja vendido e seu valor seja recebido. Portanto, o mal planejamento pode comprometer o caixa da empresa e isso vira uma bola de neve…

Se isso acontecer, a necessidade de pegar empréstimos poderá surgir, o que aumentaria ainda mais as despesas da empresa. Caso a condição atual não permita o pagamento das contas, a situação será muito pior ao se acrescentar parcelas e juros de empréstimos às despesas do mês.

 

Planejamento e controle de produção (e compras): Definições importantes

Existem alguns pontos fundamentais de acordo com o modelo de negócio de cada empresa, pois a tratativa é diferente entre um comércio e uma indústria. Além disso, a situação também muda de acordo com as características de demanda de cada tipo de negócio, do valor e prazo de entrega dos produtos, etc.

Talvez faça sentido manter mais estoque de alguns itens e menos de outros. Por outro lado, pode ser que a situação ideal para sua empresa seja a de não ter estoque, fazendo compras e produzindo apenas diante de um novo pedido. Inclusive, esse seria o melhor cenário de todos em questão de caixa, mas é impossível aplicar tal situação em diversos modelos de negócios.

 

Como definir a quantidade que deve ser mantida em estoque?

Se no modelo de negócio da sua empresa faz sentido manter estoque dos produtos, você precisa otimizar isso o máximo possível, para que não falte nem haja excesso.

Como fazer isso? Infelizmente não existe uma fórmula mágica, que seja perfeita e resolva todos os seus problemas. Porém, o melhor caminho é conhecer muito bem o seu negócio, reunir dados, analisar e testar alternativas, para ver o que melhor se enquadra na realidade de sua empresa.

Fazer o planejamento e controle de produção é mais fácil quando você recebe um forecast dos seus clientes, de preferência que não tenha tanta variação entre ele e os pedidos realmente colocados, mas essa não é a realidade da maioria das empresas.

 

Ponto de reposição: uma alternativa simples e fácil de implantar

Neste artigo começaremos a trabalhar o conceito de ponto de reposição.

Ao pensarmos em iniciar rotinas de planejamento e controle de produção de uma empresa, esta é uma opção simples.

O ponto de reposição, como o próprio nome diz, se trata do momento em que a aquisição de um produto deve ser realizada.

Este momento deve ser definido levando em consideração os seguintes pontos, de forma que consiga atender a demanda até que o estoque seja abastecido:

  • Consumo esperado daquele material
  • Tempo de obtenção
  • Possíveis eventualidades

 

Como estimar o consumo diário?

Para definir um ponto de reposição que faça sentido, é preciso ter uma ideia de consumo diário do que se encontra em estoque. Não que isso irá refletir 100% da realidade, pois talvez em alguns dias o consumo seja menor e em outros maior, mas na média deve ser algo próximo.

Existem várias formas para se estimar o consumo diário do estoque. Algumas empresas optam por utilizar a média de consumo dos últimos três meses, outras utilizam a média de três meses de histórico e três meses de previsão. Ainda, algumas empresas utilizam apenas a média do consumo previsto para os próximos três meses.

Outras opções são considerar apenas a previsão realizada para o mês de exercício, ou então usar o consumo real do mês anterior.

De qualquer forma, se o negócio tem uma característica de demanda muito sazonal, não recomendamos trabalhar com a média de consumo de vários meses. Por isso, nossa sugestão para esse caso é utilizar uma previsão de cada período, ou então usar o consumo real referente ao mesmo período do ano anterior.

 

Estimando o consumo diário na prática

Uma vez que o que será utilizado for definido, encontrar o consumo diário é fácil. Para isso, basta encontrar o consumo mensal e em seguida dividir por 30 dias. Observe o seguinte exemplo:

  • 1º mês: consumo = 100
  • 2º mês: consumo = 130
  • 3º mês: consumo = 95
  • Consumo mensal médio = (100+130+95)/3 = 108
  • Consumo diário médio = 108/30 ~ 4

Faça isso para todos os produtos da sua empresa que você precisa manter em estoque.

 

Esperamos que você possa aproveitar os conceitos aqui explorados sobre planejamento e controle de produção. Por isso, no próximo artigo continuaremos desenvolvendo os conceitos necessários para definir o ponto de reposição!

P.S.: A Valle Sistemas de Gestão deseja um Feliz Natal a todos que comemoram a data!